¿Cuáles son los rubros principales del presupuesto de producción de un evento corporativo?
Un presupuesto de producción técnica profesional se divide en estos rubros con sus porcentajes típicos:
- Sonido profesional: 20–25 % (consola, microfonería, sistema de amplificación, monitoreo).
- Iluminación escénica: 15–20 % (robóticas, wash, uplighting, gobos).
- Pantallas LED o proyección: 15–20 % (incluyendo procesador de video y contenido gráfico).
- Montaje y desmontaje: 10–15 % (estructura truss, rigging, cableado, planta eléctrica).
- Personal técnico: 10–15 % (operadores de sonido, iluminación, video, director técnico).
- Logística y transporte: 5–10 % (camiones, estibadores, permisos, parqueo).
- Fondo de imprevistos: 5–10 % (siempre, sin excepción).
¿Qué porcentaje del presupuesto total de un evento debe destinarse a producción técnica?
La producción audiovisual debe representar entre el 15 % y el 30 % del presupuesto total del evento. La distribución típica por tipo de evento:
- Conferencia o asamblea: 15–20 % (sonido e imagen prioritarios, iluminación funcional).
- Gala corporativa o premiación: 25–30 % (producción visual impactante, efectos, video).
- Lanzamiento de producto: 30–40 % (el espectáculo audiovisual ES el evento).
- Feria o exposición: 20–25 % (pantallas, stands interactivos, sonido zonal).
¿Cuáles son los costos ocultos más comunes en la producción de eventos?
Los 8 costos que nadie te cuenta y que pueden inflar tu presupuesto un 20 %:
- Horas extra de operación: cada hora adicional al rider contractual tiene recargo del 30–50 %.
- Planta eléctrica + diésel: una planta de 100 kVA consume $200 000–$400 000 COP en diésel por jornada.
- Permisos de cargue/descargue: algunos venues cobran $500 000–$1 500 000 por acceso de camiones.
- Parqueadero de camiones: durante las horas del evento.
- Seguro de equipos: obligatorio en muchos recintos certificados.
- Alimentación del equipo técnico: entre 4 y 10 personas durante 12+ horas.
- Ensayo o sound-check: si requiere un día adicional de acceso al venue.
- Adaptadores eléctricos especiales: cuando la acometida del venue no coincide con los equipos.
¿Cómo comparar cotizaciones de diferentes proveedores de producción?
Usa este checklist de 8 puntos para asegurarte de que comparas manzanas con manzanas:
- Marcas y modelos exactos de cada equipo cotizado.
- Horas de servicio incluidas (montaje, operación, desmontaje).
- Número total de operadores técnicos en sitio.
- Si incluye o no planta eléctrica.
- Seguro de responsabilidad civil vigente.
- Política de cancelación y reprogramación.
- Plan B documentado ante fallas técnicas.
- Mínimo 3 referencias de clientes con eventos similares.
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